Le processus d’accréditation comprend plusieurs étapes. Les exigences d’accréditation varient selon le type d’accréditation recherché, mais les grandes lignes du processus restent les mêmes pour tous les types d’accréditations. Ces étapes sont présentées ci-après pour vous aider à comprendre ce à quoi vous devez vous attendre. 

1. Consultation des exigences d’accréditation 

Avant d’engager une demande d’accréditation, lisez attentivement  toutes les Exigences et lignes directrices des programmes d’accréditation du CCN pour vous préparer le mieux possible à remplir le formulaire de demande. 

2. Trousse de demande

Lorsque vous êtes prêt, procurez-vous la trousse de demande du CCN.  

3. Préparation et dépôt de la demande

La trousse de demande exige des renseignements généraux sur les activités de votre organisme, ainsi qu’une documentation technique et des documents de référence. Une fois que vous aurez réuni les documents requis, soumettez-les au CCN avec le formulaire de demande rempli. Les droits d’inscription doivent être réglés à cette étape. Le CCN veille à la confidentialité de tous les renseignements fournis dans la trousse de demande.

4. Revue initiale

Le CCN fait une revue initiale du dossier de demande pour : 

• Vérifier qu’il est complet (s’il y a des pièces manquantes ou incomplètes, le CCN vous en informe).
• Déterminer s’il est possible de procéder à l’évaluation dans l’année qui suit la réception de la demande.
• Évaluer les risques que pourrait représenter votre organisme, ce qui peut comprendre une vérification de crédit.

Si votre demande est acceptée, le CCN vous en informe et le processus d’accréditation s’amorce. En cas de refus, il communique avec vous pour vous en donner les raisons.

5.Revue des documents d’évaluation

Ensuite, le CCN examine les documents que vous lui avez soumis et vérifie si le système de management, les politiques et les procédures de votre organisme sont conformes aux exigences du programme d’accréditation considéré, et évalue votre état de préparation à l’accréditation. S’il relève des non-conformités, le CCN vous en informe et vous demande des réponses aux actions requises. S’il constate des écarts importants, une visite d’évaluation préliminaire pourrait être recommandée. 

6. Évaluation sur place

Avant de programmer l’évaluation sur place, le CCN prépare une estimation des droits liés à l’accréditation initiale. Ces droits doivent être payés pour que l’évaluation ait lieu. 

Le CCN visite tous les établissements fixes servant aux activités principales de votre organisme ou à la gestion de ces activités, à la gestion du personnel exécutant ces activités à distance, ou à la conservation des dossiers. Au besoin, le CCN visite également les établissements fixes qui exécutent d’autres activités visées par la ou les normes d’évaluation de la conformité correspondantes, ou qui gèrent le personnel exécutant ces activités. Son équipe d’évaluation est formée d’évaluateurs, d’experts techniques et d’observateurs. Durant l’évaluation sur place, l’équipe doit avoir accès à l’information démontrant la conformité aux exigences d’accréditation. Si elle détecte des non-conformités, vous devrez lui démontrer que les corrections nécessaires ont été apportées. Vous devrez aussi veiller à ce que l’information requise soit mise à sa disposition. L’équipe d’évaluation notera en détail ses observations sur vos activités, la documentation pertinente et vos enregistrements. 

7. Réunion de clôture

L’évaluation sur place terminée, les membres de l’équipe du CCN regroupent leurs notes et constatations dans un « rapport des constatations » qui vous est remis à la réunion de clôture. L’évaluateur en chef dirige la réunion de clôture, vous présente le rapport des constatations et s’assure que vous en avez bien compris le contenu. À la fin de la réunion de clôture, il vous remet une copie électronique du rapport et vous demande d’en accuser officiellement réception. Si vous n’êtes pas d’accord avec les constatations du rapport, discutez-en avec l’équipe pour vous entendre avec elle tandis qu’elle est sur place. Si aucune entente n’est trouvée, tous les points de vue seront notés et communiqués au CCN. Le CCN vous encourage à faire participer vos cadres dirigeants aux réunions d’ouverture et de clôture.

8. Prise en compte des constatations de l’évaluation

Suivant la réunion de clôture, le CCN vous demandera de répondre aux constatations en lui remettant un plan d’action initial pour chacune des constatations dans le mois (30 jours) qui suit la réception du rapport. À partir du moment où ce plan d’action lui parvient, le CCN a 10 jours ouvrables pour l’analyser et y répondre. Si le plan est jugé incomplet ou insatisfaisant, vous pourrez le réviser jusqu’à deux fois avant que le CCN ne prenne éventuellement des mesures supplémentaires. Vous devrez ensuite mettre les mesures correctives en œuvre et démontrer au CCN qu’elles l’ont toutes été, et ce, dans les 90 jours suivant la réception du rapport des constatations. 

9. Revue du dossier d’accréditation et décision

Une fois que toutes les non-conformités ont été corrigées à la satisfaction de l’évaluateur en chef, l’équipe prépare le rapport d’accréditation final, qui contient une recommandation relativement à la conformité aux exigences d’accréditation. Le CCN examine alors le rapport et la documentation complémentaire, après quoi son vice-président des Services d’accréditation, ou son délégué, prend la décision définitive quant à la délivrance de l’accréditation (ou son maintien, si votre organisme est déjà accrédité). 

10. Avis d’accréditation

Le CCN vous informe de sa décision. Si la demande est refusée, il en spécifie les raisons (vous aurez alors la possibilité de faire appel de la décision). 

Après que la décision d’accréditation finale aura été prise, le CCN préparera un accord d’accréditation, qu’il vous demandera de signer. Il vous enverra aussi les symboles d’accréditation du programme d’accréditation correspondant, que vous pourrez utiliser dans vos campagnes de promotion. Il préparera également un « certificat d’accréditation du CCN » officiel, signé par le vice-président des Services d’accréditation du CCN et portant le sceau du CCN. Enfin, le CCN affichera l’avis d’accréditation sur son site Web et vous fera parvenir votre certificat d’accréditation une fois qu’il sera signé. 

Après l’obtention de l’accréditation

Après que vous aurez obtenu l’accréditation, le cycle d’accréditation s’enclenchera. Des activités seront alors menées à intervalles réguliers, telles que des visites de réévaluation et de surveillance, et des audits d’observation. De plus, le CCN évaluera chaque établissement fixe listé dans votre portée d’accréditation au moins une fois par cycle d’accréditation, conformément au plan établi. Enfin, vous aurez la possibilité d’étendre ou de réduire votre portée d’accréditation, si vous le souhaitez.